La constancia de retenciones es el documento que registra lo relacionado a las percepciones que otorga una empresa o patrón a sus trabajadores.
En este documento se debe registrar las retenciones de impuesto que se han aplicado y el timbre de nómina que se aplicó a cada pago.
¿Qué es la Constancia de Retención de Impuestos?
El nombre correcto es “Constancia de Sueldos, Salarios, Conceptos Asimilados, Crédito al Salario y Subsidio para el Empleo“, y es un documento que permite llevar un registro y control de las percepciones que se realizan a los trabajadores.
En este archivo debes colocar las prestaciones que se otorgan y el Impuestos Sobre la Renta (ISR) que se aplicó a dichas prestaciones.
Estas son todas las prestaciones de ley.
Con la facturación electrónica se volvió obligatorio el Timbrado de la Nómina, debido a ello el registro de los recibos de nómina ya incluyen todo lo relacionado a los impuestos retenidos.
Con lo anterior los empleados tienen la posibilidad de solicitar esta información para que puedan realizar su declaración de impuestos ante el SAT.
Este es un ejemplo de una constancia de retenciones:
¿Quién Emite la Constancia de Retenciones?
Este documento solo puede ser emitido por la empresa o patrón y cada empleado tiene la total libertada de solicitarla.
Desde el 2018 ya no es obligatorio que se entregue este documento a los trabajadores, debido que ahora este registro se lleva con los recibos de nómina que son timbrados.
Sin embargo, la mayoría de las empresas pueden realizar una constancia de retenciones, la cual puede ser solicitada por un trabajador con el fin de facilitar su declaración de impuestos.
El patrón debe proporcionar a las personas que le hubieran prestado servicios personales subordinados, constancias de pagos cubiertos un comprobante de CFDI de nóminas, retenciones efectuadas y del monto del impuesto local a los ingresos por salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado que les hubieran deducido en el año de calendario de que se trate,
Este es un ejemplo del comprobante CFDI de Nómina:
Las constancias deberán contener el monto de los pagos y retenciones que le efectuaron al trabajador durante el año, datos personales del trabajador y datos personales o constitutivos del patrón.
¿Para qué Necesitas la Constancia de Retención?
La constancia de Retenciones es especialmente útil para los trabajadores que realizan declaración de impuestos de forma anual.
En este apartado entran las personas físicas que tienen ingresos por honorarios o salarios asimilados a salarios.
Las personas que reciben ingresos por honorarios deben presentar sus declaración anual, mientras que las que están por sueldos asimilados es opcional que soliciten su constancia de retenciones
Para constatar que la información de la retención de impuestos es la correcta te recomiendo que utilices alguna Calculadora fiscal para ISR para hacer el cálculo del impuesto retenido.
Hacer tu declaración anual te da la posibilidad de solicitar una devolución de impuesto es caso que sea aplicable y tener saldo a favor de IVA e ISR.
Si no es de tu interés puedes optar por una compensación pero recuerda que a partir de 2018 solo puedes compensar sobre el mismo impuesto.
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¿Qué elementos debe incluir la Constancia?
Para que el documento sea útil al momento de declarar los impuestos debe estar toda la información correcta, por ello debes de asegurarte que tus datos fiscales y la información de retenciones coincida con la de los recibos de nómina.
Estos son elementos que debe tener la Constancia de retenciones:
Los datos importantes son:
- Datos generales del trabajador (Nombre completo, CURP, Numero del Seguro Social). Puedes consultar la ecurp con esta calculadora
- Datos fiscales del trabajador (RFC)
- Datos fiscales del empleador.
- Montos del importe percibido en el período laboral y el monto de retención total.
- Sello de la empresa y/o firma del representante legal.
- Otro dato muy importante es que debe llevar la siguiente leyenda: “Se declara, bajo protesta de decir verdad, que los datos asentados en la presente constancia, fueron manifestados en la respectiva declaración informativa (múltiple) del ejercicio, presentada ante el SAT con fecha ___________ y a la que le correspondió el número de folio o de operación ________&_____, así mismo, SI ( ) o NO ( ) se realizó el cálculo anual en los términos que establece la Ley del ISR”.
Los formatos que te servirán como comprobatorios de tus ingresos son:
- Formato 37 A, que es una constancia de pagos y retenciones del ISR, IVA e IEPS. Descargar AQUÍ
- Formato 37, Constancia de sueldos, salarios, conceptos asimilados, crédito al salario y subsidio para el empleo. (Incluye ingresos por acciones). Descargar AQUÍ
¿Cuándo Solicitar la Constancia de Retención?
Es recomendable que se solicite la constancia de retenciones en el mes de diciembre, esto dará oportunidad a la empresa de realizarla de acuerdo al ejercicio fiscal y asegurarse que la información coincida con los recibos de nómina.
Si el empleado ha solicitado la constancia de retenciones, la empresa o patrón están obligados a entregarla a más tardar a finales del mes de febrero.
¿Cuánto Cuesta la constancia de Retención?
La Constancia de Retención no tiene ningún costo.
Esta constancia al ser generada por medio de la Declaración Informativa Múltiple, en sus siglas DIM, que es un programa proporcionado por el SAT de manera gratuita, no genera costo para la empresa y por ende tampoco para el empleado.
La DIM se realiza en la plataforma que bien puedes hacer en línea o bajarla a tu computadora para hacer la declaración y más adelante subirla por internet a través de la página correspondiente del SAT.
¿Cuánto tiempo se debe guardar la Constancia?
A pesar que no existe como tal un artículo en la ley que especifique el tiempo de resguardo de este documento, ya sea porque se le dé algún tratamiento especial o para hacer la declaración de impuestos, es recomendable tenerla en un expediente físico por lo menos 5 años.
Para tener la seguridad que difícilmente este documento dejará de existir por alguna pérdida, escanea tus constancias y guárdalas en un dispositivo electrónico o directamente a tu nube o correo electrónico.
Conclusión Constancia de Retenciones
Ya no es obligatorio para los empresas y patrones realizar la constancia de retención ya que la información se presenta y declara dentro del timbrado de la nómina. Sin embargo, el documento puede ser requerido por los empleados que declaren sus impuestos anualmente.
Por ello los trabajadores que la soliciten deberán recibirla antes del mes de febrero.
La constancia deberá tener toda la información correcta y coincidir a la perfección con la información presentada ante el SAT.
Si tienes dudas siempre puedes comunicarte a las líneas del SAT 627 22 728 desde la ciudad de México, o 55 627 22 728 del resto del país.
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