El expediente laboral es el conjunto de documentos en donde se maneja toda la información importante sobre cada trabajador de una empresa, desde que inician hasta que finalizan labores en la organización.
Te invito a seguir leyendo para obtener más información sobre los expedientes laborales y que datos deben incluirse.
Para qué sirve el Expediente Laboral
El área de Recursos Humanos (RRHH) utiliza el expediente laboral para administrar diferentes actividades relacionadas con los empleados, tales como el cumplimiento de las políticas, gestión de beneficios y compensaciones, planificación de asignación de personal y toma de decisiones.
El expediente sirve como un registro oficial de la historia y participación laboral de un trabajador. Se almacenan datos como la fecha de inicio y fin del empleo, el cambio de puestos, ascensos, capacitaciones, entre otras.
Esta documentación también sirve como respaldo legal para llevar un registro de los contratos laborales, términos y condiciones del empleo, historial de disciplina, etc.
Importancia de llevar un control de los expedientes laborales
La información almacenada en el expediente ayuda tanto a la empresa como a los trabajadores a garantizar que se cumplan un número de normas y leyes laborales.
Esta documentación también sirve de respaldo en caso de una auditoría o revisión del gobierno.
Los expedientes mejoran la planificación del área de RRHH, en relación con el seguimiento individual de cada empleado.
Consultamos al abogado Israel Flores Virueña, experto en gestión laboral, y nos comentó que muchas empresas no tienen toda esta información completa, lo que les puede causar problemas en el futuro. Por esto recomienda consultar con un experto para tener todo esto organizado correctamente.
Estructura del expediente de trabajo
La estructura varía de acuerdo a las normativas y disposiciones de una empresa. Sin embargo, aquí te muestro la información que normalmente debe incluirse:
Datos personales
Todos los empleados de ingreso deben proporcionar datos como por ejemplo su nombre completo, dirección, identificación oficial vigente (INE), Constancia de Situación Fiscal, estado civil y contacto de emergencia.
En la parte de salud médica y seguridad, se debe incluir información como registro de alergias o condiciones médicas, exámenes clínicos laborales, entre otros datos de seguridad en el trabajo.
En mi caso, descubrí que toda esta información la tiene la empresa en la que trabajo.
Información laboral
Dentro de la documentación se anexa el contrato de trabajo, curriculum vitae, políticas de la empresa, normativas adicionales, acuerdos de confidencialidad, carta de presentación, etc.
Datos de la empresa
Se debe llevar un registro de información importante del colaborador dentro de la empresa. Desde puestos anteriores dentro de la organización, ascensos, cambios de área, salario y beneficios, evaluaciones del desempeño, entre otros.
También suelen incluirse cursos o capacitaciones de formación relevantes o certificaciones profesionales. Algunas empresas añaden correos electrónicos importantes y ciertas notas de reuniones o entrevistas.
Actualización del expediente
La empresa tiene que llevar un seguimiento de cualquier cambio que surja con el colaborador, como correcciones en los datos personales, nueva información sobre su historial laboral, actualizaciones en formación profesional, etc.
Tipos de expediente laboral
Expediente laboral Físico
Toda la documentación relacionada con el historial laboral de un empleado se almacena en archiveros con cerradura. Normalmente están resguardados en el departamento de Recursos Humanos.
El tamaño del expediente varía de acuerdo a la antigüedad del trabajador en la empresa. Estos archivos se ordenan de forma consecutiva (clasificación por categorías) para facilitar su acceso y consulta. También se utilizan índices o etiquetados que ayudan a identificar documentos importantes.
La documentación se almacena por un tiempo determinado, (dependiendo las leyes y regulaciones de cada país) incluso meses después de que el empleado haya dejado de laborar en la organización.
El material debe actualizarse constantemente, los papeles deben mantenerse legibles, tienen que protegerse de la humedad, luz solar directa o insectos que puedan dañar la documentación.
Expediente laboral Virtual
Es la versión electrónica de la documentación y registros relacionados con el historial laboral de un empleado. En lugar de almacenar los archivos en formato físico, los documentos se digitalizan y se organizan de manera virtual.
El personal de RRHH tiene la facilidad de acceder desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Este método es útil para empresas que ofrecen modalidad de trabajo híbrida o home office.
Los documentos se organizan y etiquetan de manera sistemática para facilitar la búsqueda de información. Los sistemas manejan herramientas para la búsqueda por palabras clave o filtros, que ayudan a encontrar rápidamente documentos específicos dentro del expediente.
Los sistemas de expedientes digitales cuentan con medidas de seguridad efectivas que protegen la información confidencial. Se incluye el cifrado de datos, la autenticación de usuarios y el control de acceso (restringe quién puede ver, editar o eliminar documentos dentro del expediente).
Consecuencias de no actualizar el expediente de trabajo
La información laboral de cada empleado debe actualizarse constantemente, de no ser así es posible que la empresa se enfrente a las siguientes problemáticas:
Falta de información
Si la documentación no se actualiza con regularidad, es posible que la información sobre los empleados ya no sea la misma. Esto lleva a malentendidos, errores en la toma de decisiones y dificultades en la gestión de recursos humanos.
Dificultad para evaluar el rendimiento de los empleados
Si la información no se actualiza adecuadamente, será más difícil para los gerentes y supervisores evaluar de manera clara el desempeño de los colaboradores y la toma de decisiones relacionadas con promociones, aumentos salariales o asignaciones de tareas.
Riesgo de incumplimiento legal
Las leyes laborales requieren que las empresas mantengan registros precisos sobre los términos y condiciones de empleo de sus trabajadores, incluyendo contratos laborales, horarios de trabajo, vacaciones, licencias, entre otros.
Si estos registros no se mantienen actualizados, la empresa podría atenerse a sanciones legales y multas.
Problemas de comunicación interna
Los empleados podrían presentar quejas al departamento de RRHH si la información en su expediente no refleja con precisión su historial laboral dentro de la organización. Esto da lugar a conflictos laborales, como disputas sobre la remuneración, promociones o condiciones de trabajo.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo debe conservarse el expediente laboral de un empleado?
Normalmente, el expediente debe mantenerse activo mientras la persona siga laborando en la empresa. Una vez que renuncia o termina su relación laboral con la organización, los archivos se siguen almacenando en un periodo de 1 a 7 años (dependiendo el tipo de documentación).
¿Cómo solicitar mi expediente laboral?
Como empleado debes realizar un escrito físico o por email para solicitar tu expediente de trabajo al área de Recursos Humanos. Una vez que presentaste tu petición, la empresa te indicará el plazo de tiempo en el que recibirás tu documentación.
Para mi fue muy sencillo solicitar mi expediente, y la persona de recursos humanos me lo entregó en un par de días. ¡Es muy interesante conocer lo que tu empresa tiene sobre tí!
¿Cómo consultar un expediente de trabajo por internet?
La búsqueda del expediente en línea depende muchas veces de las políticas y sistemas digitales que manejan las empresas. Existen sistemas de gestión de RRHH en donde los empleados tienen la facilidad de acceder a su historial laboral.
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