Para comenzar a entender las funciones del departamento de nómina, es importante saber a profundidad el tema trataremos como base de todo el artículo, ¿Cuál es la diferencia entre administración, outsourcing y maquila de nómina?, ¿Qué es la Nómina, y cuales son sus requisitos?.
Posiblemente eres una de las miles de empresas que se encuentran en una etapa de crecimiento, y esto a veces hace más difícil la óptima administración de un negocio, ya que son una gran cantidad de aspectos fiscales a las que se encuentra obligado a cumplir.
Por ello lo mejor es evitar riesgos en el cumplimiento de sus obligaciones como patrón e incluso optar por apoyarse con una empresa que se encargue de la Maquila de Nómina de su Empresa.
Por qué necesitas un departamento de nómina
Es importante contar con un Departamento de Nómina, debido a que este se encarga de establecer los mecanismos administrativos y de control interno necesarios para operar en forma eficiente el trámite de pago de las remuneraciones del personal de base, de confianza y de honorarios, vigilando que las retribuciones de cada empleado correspondan a su categoría, al tabulador de sueldos autorizado y a las condiciones generales de trabajo, siendo uno de los beneficios que ofrece la maquila de nómina, el cuidando el cumplimiento de las obligaciones fiscales que se deriven de las relaciones laborales, incluyendo el cálculo de liquidación de personal.
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Además que el hecho de apoyarse de un Outsourcing te generará los siguientes beneficios:
- Cumplir en tiempo y forma tus obligaciones evitando ser requerido ante el IMSS, INFONAVIT y dependencias locales por impuesto sobre nóminas.
- Tendrá cálculos adecuados teniendo la certeza de que son los correctos.
- Eliminar costos innecesarios en el área de Capital Humano (como adquisición y actualización de software y hardware), así como pago por errores y cancelaciones de CFDI de nómina.
- Disponibilidad de información actualizada, que te permitirá analizar información y tomar decisiones, en cualquier momento que lo necesites.
- Asesoría en materia laboral, fiscal y de seguridad social.
Por otro lado, las principales funciones de un departamento de nómina deberá cumplir como mínimo los siguientes aspectos:
Funciones de un departamento de nómina
- Participar en la determinación de las previsiones de incremento salarial, actualización de plazas, desarrollo de personal y prestaciones, para su integración al anteproyecto del presupuesto anual de la empresa.
- Procesar y emitir nóminas ordinarias, retroactivas y extraordinarias.
- Gestionar con oportunidad y eficiencia las solicitudes de nuevo ingreso, renovación de contrataciones, licencias sin goce de sueldo, promociones, altas a cuota sindical, altas y cambios a beneficiarios alimenticios y modificación de datos personales, así como elaborar los finiquitos de personal derivados de indemnizaciones, jubilaciones, cese y renuncias.
- Vigilar que los impuestos que gravan los sueldos para cada empleado correspondan a su categoría y al tabulador de sueldos autorizado, así como aplicar con oportunidad las resoluciones de la Comisión Mixta de Escalafón.
- Mantener actualizado el registro y control de la plantilla del personal.
- Elaborar los contratos laborales y de prestación de servicios, manteniendo el seguimiento y control del período de vigencia y emitiendo con oportunidad los avisos de vencimiento correspondientes.
- Preparar y entregar las constancias de ingresos y retenciones con base a las normas que emita la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
- Atender con oportunidad y eficiencia los oficios relacionados con las altas, bajas y cambios solicitados por el FOVISSSTE, elaborando los estados de cuenta relativos a los descuentos efectuados en nómina.
- Formular y presentar la declaración anual de sueldos y salarios, ante la Oficina Federal de Hacienda.
- Mantener registro y control de las órdenes de pago y recibos de reposición.
- Operar eficientemente la cancelación, reposición y reexpedición de cheques de nómina, manteniendo el control de los recursos canalizados a través de la chequera asignada para el pago de nóminas.
- Coordinarse con el Departamento de Contabilidad, para mantener depuradas y conciliadas las cuentas afectas al control de pago de nómina.
- Realizar los pagos a través de un sistema para el timbrado de recibos de nómina como los que muestra la siguiente imagen:
Sin embargo, debemos tener en cuenta que las funciones que se desarrollan en este variarán de una empresa a otra, dependiendo de la dimensión y de la actividad a la que se dedique la entidad.
Regularmente en las empresas pequeñas, las funciones de este departamento se ejecutan en pocas secciones y es por eso que con frecuencia algunas tareas son encomendadas a otras empresas como consultorías, asesorías, gestorías, etc.
En comparación a las grandes empresas, donde el departamento de nómina y recursos humanos puede ser muy complejo, y dividirse inclusive en secciones que se encarga de actividades diferentes.
Hay que tener en mente que el hecho de contratar personal para tu empresa no sólo implica pagar la nómina de manera puntual, sino que además debes tener en cuenta que las emociones y preocupaciones de tu equipo de trabajo ya que estas impactan directamente en la operación de tu negocio.
Finalmente ten presente que el objetivo de tener un departamento de nómina es el de proporcionar el servicio de trámite y gestoría para el pago de sueldos y prestaciones, a los trabajadores de la empresa que acrediten sus derechos, para así estar cumpliendo con las distintas normas y convenios establecidos en su contrato laboral.
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