Una incidencia laboral es una situación causada por algo o alguien dentro de la empresa. En esta puede haber pérdidas o daños y puede afectar tanto a la empresa como al trabajador.
Normalmente hay más probabilidades de que esto suceda cuando un empleado realiza sus actividades en medio de condiciones inadecuadas o inseguras.
¿Qué es un reporte de Incidencias laborales?
Cualquier tipo de evento que pueda afectar el funcionamiento regular de la organización debe reportarse, para hacerlo correctamente existe un documento en el cual se debe registrar la situación, a este documento se le conoce como Reporte de Incidencias Laborales.
Por lo general, el formato es diferente para cada empresa, pero debe contener información específica para que este reporte sea correcto.
En este documento pueden registrarse eventos como:
- Accidentes laborales
- Pérdidas de equipo o faltantes
- Enfermedades de los trabajadores
Son realmente importantes debido a que son registros sobre acontecimientos relevantes que se hayan presentado y son indispensables en caso de que requiera de un análisis a fondo.
¿Por qué se debe realizar?
Es importante llevar este registro para aclarar cualquier problema que se pueda presentar. Con este registro se pueden corregir o mejorar algunas prácticas, demostrar algún error o para que el trabajador acuda a solicitar una aclaración.
También es muy bueno para las empresas. Con ellos pueden identificar por qué suceden las incidencias y de esta forma pueden desarrollar estrategias y evitar que sigan sucediendo.
¿Cómo se debe redactar?
H3 Paso 1. Llenar el formato
Se debe llenar el formato que utiliza la empresa: Debe redactarse adecuadamente y ser muy específico con la información.
- Se debe agregar correctamente lo siguiente:
- Nombre de la empresa (se puede incluir la dirección)
- Tipo de reporte (el área en la que se dio y si fue accidente, enfermedad o relacionada al equipo)
- Fecha y hora exacta en la que sucedió el problema
- Nombre completo del o los involucrados en la situación (se debe incluir el puesto)
- Agrega una breve descripción de la situación
- Escribe lo que paso, quien realizó que y demás información que ayude y fomente lo sucedido.
Paso 2. Agregar información o documentación
Se tiene que agregar información o documentos adicionales si es necesario: Se puede agregar documentos o datos si estos se involucran directamente con el incidente. Pueden ser sobre el personal involucrado, horarios, áreas, entre otros.
Aquí también se puede considerar seguimiento para la reparación, mantenimiento o cambio de equipo.
Paso 3. Identificar acciones de prevención
Se tiene que identificar si había la posibilidad de prevenir o no lo sucedido. Se Describe si el problema que se identificó pudo haberse evitado e incluso dar recomendaciones sobre cómo pudo hacerse diferente.
Paso 4. Mencionar medidas correctivas
Se pueden proponer medidas correctivas. Esto ayudará a que los trabajadores puedan adaptarse a cada situación y no vuelva a suceder.
Paso 5. Reporte General
Este puede hacerse de forma periódica (semanal, quincenal o mensual), debe elaborarse para que se conozcan todas las incidencias del período, así como para mostrar si se tomaron acciones para resolverlas y si han funcionado.
No se debe olvidar que todos los documentos que se agreguen de manera adicional deben llevar la firma del responsable de la organización. De este modo se demuestra que está enterado de lo que sucede y está haciendo lo necesario para mejorar.
¿Cuáles son los beneficios de hacer un reporte de incidencias laborales?
Llevar un control sobre todas las incidencias que se han dado es importante para toda empresa, además cuenta con más beneficios como:
- Volver más eficiente el trabajo de las áreas correspondientes.
- Calcular correctamente los impuestos.
- Hacer el pago correcto de la nómina.
- Evitar enfrentar revisiones fiscales, así como sanciones y pagos complementarios.
- Evidenciar información, cuando existan casos de inconformidades o litigios laborales.
- Puede demostrar el desempeño de los empleados y sus errores, así como también puede mostrar cómo evitar equivocarse.
- Ayuda a tomar medidas necesarias para prevenir o solucionar lo que no está funcionando o que no funcionó.
El controlar las incidencias es realmente importante por lo que actualmente cada vez más empresas están implementando nuevas formas de agilizar su proceso para identificar lo más pronto posible aquello que se debe corregir.
Ejemplo de Reporte de Incidentes Laborales
Reporte de Incidencias Laborales
Nombre de la Empresa: _______________________________________
Tipo de Reporte: ________________________________
N° de expediente: _________________
Fecha: ______________________________________________________
Área del incidente: ____________________________________________
Involucrados:
Nombre ___________________________________ Puesto: _______________________
Nombre ___________________________________ Puesto: _______________________
Nombre ___________________________________ Puesto: _______________________
Nombre ___________________________________ Puesto: _______________________
Nombre ___________________________________ Puesto: _______________________
Resumen de la incidencia: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Tipo de pruebas o documentación que se presenta:
Prueba A ____________________ Documento: ____________________________
Prueba B ____________________ Documento: ____________________________
Prueba C ____________________ Documento: ____________________________
Medidas de prevención recomendada:
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Responsable del reporte
Reporte realizado por: ________________________________ Puesto: ________________
Reporte de Incidentes Laborales (Formatos descargables)
Reporte editable (Formato Word)
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