La productividad laboral es la eficiencia y rendimiento que los empleados tienen para terminar cierto número de actividades en un periodo de tiempo y que hacen uso mínimo de los recursos dentro en una empresa.
Esta se considera efectiva cuando se consideran los siguientes parámetros:
- Tiempo
- Recursos/insumos
- Producto final
Mientras el personal sea eficiente constantemente, se garantiza un índice de productividad más alto. Está muy claro que contar con esto dependerá mucho de la forma en la que los trabajadores se desenvuelven en sus tareas.
La clave principal para fomentar la productividad laboral es aprovechar adecuadamente los recursos (tangibles o intangibles).
Importancia de la productividad en el trabajo
Contar con este aspecto es importante, ya que con él se puede tener un conocimiento claro del manejo y gestión de los tiempos, así como de la distribución y asignación de actividades, permitiendo lo siguiente:
- Realizar la distribución de los fondos y recursos correspondientes de manera consciente a cada área.
- Conocer a fondo aspectos de la cultura organizacional que pueden no identificarse fácilmente.
- Identificar dinámicas de grupo que puedan estar obstaculizando otros procesos internos de la empresa.
Aspectos que influyen en la productividad
Existen muchos aspectos que influyen de forma notable en la eficiencia y productividad de todos los involucrados en una empresa, pero cabe destacar los siguientes:
- El clima o ambiente laboral de la empresa.
- Las relaciones entre los trabajadores.
- Los diferentes equipos, herramientas y recursos de los que dispone la empresa o cada área dentro de esta.
- Las condiciones de trabajo
- Los salarios monetarios y/o emocional que se recibe
- La manera de trabajar y la capacidad de liderazgo de los responsables de cada área.
- La comunicación interna de la empresa.
- La calidad y estado de los materiales y maquinaria que se emplean.
- La implementación de tecnología.
- La motivación laboral de los miembros del equipo.
Técnicas para aumentar la productividad en el trabajo
Hoy en día, debido a que las empresas han comenzado a interesarse más en estos aspectos, se han desarrollado nuevas metodologías y técnicas para mejorar, optimizar y gestionar el desempeño y eficiencia del personal.
Estas se han vuelto herramientas importantes dentro de las organizaciones, existen diferentes técnicas y la empresa puede elegir cuál se adecua mejor a sus necesidades. A continuación te muestro algunas de las más populares:
El método de Jerry Seinfeld
Jerry Seinfeld este famoso comediante, también es conocido por crear esta forma o método de trabajo. Se conoce como “No rompas la cadena” y se enfoca en seleccionar una sola tarea y realizarla sin parar hasta terminar.
Una vez que hayas elegido la actividad, debes tener un calendario físico grande y colocarlo en una pared a la vista para verlo fácilmente. En este debes marcar una fecha de inicio y otra de entrega.
La finalidad de esto es establecer una cadena creando nuevos hábitos y no romperla.
Cada día que pase y se haya cumplido con la tarea, tacha el día con un marcador, así será más evidente el progreso y se tendrá mayor motivación. Esto es un gran estímulo con el cual hay mayor garantía de éxito.
Kanban o método Toyota
Esta planta automotriz Japonesa desarrolló este método hace más de 20 años, con el cual lograron revolucionar la productividad. Las kanban son tarjetas parecidas a los post-its, las cuales se usan para etiquetar procesos de una actividad que está dividida en etapas.
Primero debe crearse un tablero con tres columnas, una será de tareas pendientes, otra de proceso y la última de tareas terminadas, después se deben escribir los procesos en las Kanban y colocarlas en donde corresponde.
Conforme las actividades se van desarrollando y terminando, las tarjetas deben ir moviendo a la columna correcta conforme se completen los objetivos.
Time blocking
La técnica del time blocking consiste en reservar periodos largos de tiempo, aproximadamente de hora y media, pero que no rebase las 3 horas.
Después de elegir estos periodos, se debe dedicar este tiempo a trabajar en una o varias tareas determinadas sin interrupción alguna, este suena a un método realmente sencillo, pero es muy efectivo.
Must, should, want
Se basa principalmente en establecer prioridades y la forma en la que se entienden las actividades diarias en la productividad laboral. El nombre de esta técnica se traduce a: tengo que, debería, quiero.
Con estas tres palabras como referencia se pueden crear listas y clasificarlas de como se muestra en este ejemplo:
- Tengo que… coordinar una reunión.
- Debería… analizar los reportes.
- Quiero… redecorar mi espacio de trabajo.
Así se podrán visualizar las tareas que importan, que se les quiere dar prioridad, que urgen o que aportarán mayores beneficios en lo laboral.
La regla del 80/20
O “Principio de Pareto”, la cual surge de una investigación del economista italiano Vilfredo Pareto, quien descubrió que el 80% de los resultados de una actividad se originan del 20% del esfuerzo que una persona genera.
Este principio ayuda a identificar cuáles son las actividades clave que se realizan que se derivan en mayor eficiencia del empleado y optimización del tiempo y recursos.
Alicia en el país de las maravillas
Tal vez recuerdes que en la película, Alicia cae en un agujero de conejo y en donde pierde noción del tiempo estando en un mundo de fantasía, esto de cierto modo esto se relaciona con la productividad.
En ocasiones, mientras trabajamos, caemos en “agujeros de conejo”, estas son pequeñas trampas o distracciones que nos hacen perder la noción del tiempo, un ejemplo son las redes sociales o reuniones sin objeto alguno.
Más que un método es un mantra o una creencia espiritual con la cual se identifican esos momentos donde se pierde totalmente la atención y nos desviamos de lo importante y la productividad es baja o incluso nula.
The final countdown
“The final countdown”, está enfocado en tener un sistema de cuenta regresiva combinado con time blocking mientras se está trabajando.
Lo que se tiene que hacer es tener un cronómetro y definir un periodo de tiempo, un aproximado de 90 minutos y después comenzar con la actividad pendiente y no detenerse hasta terminar y que el temporizador termine.
El método del Colibrí
La idea principal de esta técnica es dividir las tareas en diferentes espacios físicos, es decir, cuando se complete una tarea, cambiar de espacio de trabajo para realizar la siguiente.
El método del colibrí es ideal cuando se trabaja desde casa (home office) y es mejor si se cuenta con diferentes espacios y su propósito es dinamizar el día cambiando de ambientes.
Listar objetivos
Quizá no parezca muy efectivo, pero este se enfoca más en el resultado que en las tareas. Lo que se debe de hacer es que una noche antes de cada jornada laboral, se deben escribir notas de aquellas metas que queremos lograr al día siguiente, durante la semana o el mes.
Beneficios de implementar la productividad en los equipos de trabajo
Mayor eficiencia y agilidad
Uno de los más notables beneficios es como las tareas, actividades y procesos son más sencillos de hacer en cualquier departamento de la empresa.
Esto influye de manera directa en los tiempos de respuesta y la disponibilidad de los involucrados, quienes contarán con la flexibilidad de turnar roles de vez en cuando.
Ahorro de costos y recursos
Como se ha estado mencionando durante este artículo, uno de los más importantes beneficios de la productividad es el uso de menores cantidades de recursos posibles.
Estos recursos son el tiempo y los materiales usados para completar las actividades, el resultado de esto es lógico, entre menos recursos se utilicen, la empresa gasta menos dinero.
Atracción y retención de talentos
Para encontrar a los colaboradores adecuados, es crucial saber transmitir las necesidades de los puestos de la organización, por eso se debe conocer en qué forma estos serían o son productivos dentro del ambiente laboral y aprovecharlo.
Y no hay que olvidar a aquellos que ya se encuentran dentro, para que sigan siendo productivos, cuando se retiene a un buen trabajador, también se puede retener a los clientes con los que trabaja y que confían en el.
Cómo se mide la productividad laboral
Para aumentar el rendimiento de los empleados primero se tiene que medir la productividad, de este modo se podrán identificar los aspectos a mejorar.
Estas son algunas acciones para realizar en la empresa y hacer la medición:
Llevar un registro de las horas de trabajo y de las tareas que se ha completado en ese tiempo: así se identificarán las horas con más rendimiento y las distracciones que más afectan. Los resultados se comparan después de aplicar cambios a las rutinas de trabajo.
Elaborar listas de objetivos claras: sirve para determinar qué hay que hacer, también para organizar el trabajo y cómo medirlo. Solo se deben de anotar los objetivos de manera que se entiendan claramente, así será más fácil segmentar tareas e identificar el porcentaje de trabajo completado.
Dividir objetivos en tareas mínimas: Las tareas pequeñas pueden ser los objetivos principales a concluir, de este modo se evita que las tareas mayores se acumulen.
Tips para mejorar el rendimiento laboral
1. Fomenta un buen clima laboral
Un trabajador que está motivado y contento es mucho más productivo y para que esto suceda debe encontrarse con un buen clima laboral , para que esto exista hay que considerar lo siguiente:
Ofrecer incentivos salariales
Proporcionar flexibilidad horaria
Ofrecer homeoffice de vez en cuando para conciliar la vida familiar y profesional.
Realizar convivencias o reuniones de compañeros de trabajo
2. Escoge las métricas indicadas
Es indispensable elegir las métricas adecuadas y que se adapten a las necesidades de la organización para así evaluar el desempeño de los empleados y las actividades que realizan.
Con esto se conocerá si se está alcanzando el objetivo esperado y en caso de que lo esté haciendo, esto motivará al equipo a seguir con sus actividades, el ritmo y desempeño en su trabajo.
3. Oficina en cualquier lugar
El home office o trabajo en casa, se volvió relevante incluso antes del COVID gracias a los aportes a la productividad individual, desde un lugar diferente a una oficina.
Muchas empresas han comenzado a ser flexibles en cuanto a este aspecto, para darles la opción a sus colaboradores de trabajar en otro lado en días específicos y ha sido realmente efectivo debido a:
Se evitan ruidos: Puede elegir un lugar más tranquilo en casa y alejado de distracciones.
Organiza tu escritorio de manera personal: Haz de tu espacio de trabajo un lugar acogedor, cómodo y decorado a tu manera.
Desarrolla tus ideas al momento, sin distracciones: si tienes una gran idea, no esperes a que tu equipo encienda, escríbelo o comienza pronto antes de que lo olvides.
Puedes tomar pequeños descansos entre actividades: así evitarás el estrés y tendrás oportunidad de aclarar tu mente.
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