Cuando estás pensando en contratar a una persona, es muy fácil hacer esta cuenta:
“Le voy a pagar $12,000 al mes, entonces me va a costar $12,000.”
Ojalá fuera así.
En la práctica, el sueldo es solamente una parte del costo de tener un empleado. Hay prestaciones, cuotas, vacaciones, aguinaldo, equipo de trabajo y otros gastos que muchas veces no consideramos cuando hacemos cuentas.
Y esto es importante porque una contratación mal calculada puede terminar presionando bastante las finanzas de un negocio.
Si estás pensando en contratar a tu primer empleado, aumentar tu equipo o abrir una nueva área, aquí te explico cómo calcular cuánto te va a costar realmente.
1. Empieza por el sueldo, pero no te quedes ahí
Supongamos que quieres contratar a una persona con un sueldo de $12,000 mensuales.
Tu primera cuenta sería:
$12,000 × 12 meses = $144,000 al año
Pero esos $144,000 no representan todavía el costo real para tu empresa.
El trabajador también tiene derecho a prestaciones y la empresa tiene obligaciones laborales y de seguridad social.
Por eso, lo primero que debes hacer es separar el cálculo en tres grupos:
- Sueldo y prestaciones
- Cargas y obligaciones patronales
- Gastos relacionados con el puesto
Vamos uno por uno.
2. Considera las prestaciones
En México, un empleado tiene prestaciones mínimas que debes contemplar en tu presupuesto.
Entre ellas están:
- Aguinaldo
- Vacaciones
- Prima vacacional
- Días de descanso y festivos
- Seguridad social
- Otras prestaciones que hayas acordado con el trabajador
Por ejemplo, el aguinaldo representa un costo adicional que muchas empresas olvidan cuando hacen su presupuesto mensual.
Si una persona gana $12,000 al mes, no deberías pensar únicamente en los 12 pagos mensuales.
También debes apartar dinero para las prestaciones que corresponden durante el año.
Un consejo práctico
Cuando estés haciendo un presupuesto para una contratación, no pienses solamente:
“¿Cuánto le voy a pagar al mes?”
Mejor pregunta:
“¿Cuánto me va a costar esta persona durante todo el año?”
Esa diferencia cambia bastante la perspectiva.
3. No olvides las cuotas patronales
Otro de los costos importantes es el relacionado con la seguridad social y las obligaciones patronales.
El costo exacto depende de diferentes factores, como el salario, el puesto, la prima de riesgo y las características del trabajador.
Por eso no existe un porcentaje universal que puedas aplicar a todos los empleados.
Para hacer un presupuesto inicial puedes estimarlo, pero cuando vayas a tomar la decisión definitiva conviene hacer el cálculo con los datos reales de la empresa y del trabajador.
Aquí es donde muchas pequeñas empresas se equivocan.
Ven un sueldo de $12,000 y creen que contratar a alguien significa agregar $12,000 a sus gastos mensuales.
En realidad, el costo laboral puede ser considerablemente mayor.
4. También cuesta darle herramientas para trabajar
Ahora viene una parte que muchas veces ni siquiera aparece en el presupuesto de nómina.
El empleado necesita trabajar.
Y dependiendo del puesto, eso puede significar:
- Computadora
- Monitor
- Escritorio
- Silla
- Teléfono
- Software
- Licencias
- Correo electrónico
- Internet
- Uniforme o equipo especializado
- Material de trabajo
Imagina que contratas a una persona administrativa.
Su sueldo puede ser de $12,000 mensuales, pero también necesitas comprarle una computadora, un escritorio y una silla.
Si gastas $25,000 en equipo para esa persona, ese dinero también forma parte del costo de la contratación.
No necesariamente es un gasto mensual, pero sí es un costo que debes considerar.
5. Y está el espacio físico
Este es otro gasto que suele pasar desapercibido.
Si tienes una oficina, cada nuevo empleado necesita espacio.
No solamente necesitas un escritorio.
También tienes que considerar pasillos, áreas comunes, salas de juntas, recepción, baños, cocina y otros espacios.
Por eso, antes de contratar a varias personas, vale la pena calcular cuántos metros cuadrados necesitas realmente.
Por ejemplo, una oficina para cinco personas puede tener necesidades muy diferentes a una oficina para 20 o 50 empleados.
Puedes utilizar una calculadora de medidas de oficina para estimar el espacio que necesitarías de acuerdo con el tamaño de tu equipo.
Esto puede ser especialmente útil si estás pensando en mudarte a una oficina más grande.
6. Hay otros gastos que dependen del puesto
No todos los empleados cuestan lo mismo.
Una persona que trabaja desde casa con una computadora puede requerir una inversión relativamente pequeña.
En cambio, un vendedor que necesita automóvil, gasolina y teléfono tendrá otros costos.
Un técnico puede necesitar herramientas y equipo de seguridad.
Una persona que trabaja en una tienda puede requerir uniforme.
Por eso, además del sueldo y las prestaciones, hazte esta pregunta:
¿Qué necesita esta persona para hacer su trabajo?
Haz una lista y ponle precio.
Te vas a sorprender de la diferencia.
7. También existe un costo que no aparece en ninguna nómina
Hay otro costo todavía más difícil de calcular: el tiempo de adaptación.
Cuando contratas a alguien nuevo, esa persona necesita aprender.
Alguien tiene que explicarle los procesos, revisar su trabajo, resolver dudas y acompañarlo durante las primeras semanas.
Eso significa que otros empleados también dedicarán tiempo a la capacitación.
Y ese tiempo tiene un costo.
No significa que contratar sea malo. Al contrario, una buena contratación puede hacer crecer muchísimo un negocio.
Simplemente hay que entender que una persona nueva no empieza produciendo al 100% desde el primer día.
Entonces, ¿cuánto cuesta realmente un empleado?
La forma más sencilla de verlo es esta:
Costo real anual = sueldo + prestaciones + obligaciones patronales + equipo + herramientas + espacio + otros gastos relacionados
Después puedes dividirlo entre 12 para obtener una idea del costo mensual promedio.
Por ejemplo, si una persona tiene un sueldo de $12,000 mensuales, no hagas tu presupuesto pensando que cuesta exactamente $12,000.
Primero calcula todos los costos adicionales y después determina cuánto representa realmente esa contratación para tu negocio.
Haz tu propia tabla
Una forma muy sencilla de hacerlo es crear una tabla como esta:
| Concepto | Costo mensual estimado |
|---|---|
| Sueldo | $12,000 |
| Prestaciones y obligaciones | $X |
| Equipo y herramientas | $X |
| Software | $X |
| Espacio de oficina | $X |
| Otros gastos | $X |
| Costo real estimado | $X |
No necesitas tener el número perfecto desde el principio.
Lo importante es dejar de tomar decisiones basándote únicamente en el sueldo.
9. ¿Y cuánto debe producir un empleado?
Aquí viene la parte interesante.
El objetivo no debería ser simplemente contratar a alguien porque “ya hace falta ayuda”.
La pregunta debería ser:
¿Esta persona va a generar o ahorrar suficiente dinero para justificar su costo?
Por ejemplo, si contratar a alguien representa un costo total de $20,000 mensuales, necesitas saber qué impacto tendrá esa persona.
Puede generar ventas.
Puede atender más clientes.
Puede ahorrar horas de trabajo.
Puede permitirte hacer actividades que antes no podías hacer.
Puede evitar errores.
Puede encargarse de tareas administrativas para que tú te concentres en vender.
No todos los beneficios se pueden medir directamente en pesos, pero sí debes tener claro qué esperas obtener de esa contratación.
10. Antes de contratar, haz estas cinco cuentas
Si estás pensando en contratar a alguien, yo haría estas cinco cuentas antes de publicar la vacante:
1. ¿Cuánto le voy a pagar?
Define el sueldo y las prestaciones que ofrecerás.
2. ¿Cuánto me costará realmente durante un año?
Incluye obligaciones patronales y prestaciones.
3. ¿Qué necesito comprar para que pueda trabajar?
Computadora, mobiliario, software, herramientas, uniforme, etc.
4. ¿Cuánto espacio necesito?
Especialmente si tienes una oficina o estás pensando en rentar una.
5. ¿Qué espero obtener a cambio?
Más ventas, más clientes, más producción, ahorro de tiempo o alguna otra mejora concreta.
Si tienes estas cinco respuestas, estarás tomando una decisión mucho más informada.
No contrates solamente porque puedes pagar el sueldo
Una de las mejores cosas que puede pasarle a un negocio es empezar a contratar gente.
Significa que hay trabajo, clientes y posibilidades de crecer.
Pero también es uno de los momentos en los que más cuidado hay que tener con las finanzas.
Un empleado no cuesta solamente lo que aparece en su recibo de nómina.
Cuesta su sueldo, sus prestaciones, las obligaciones de la empresa, las herramientas que necesita, el espacio que ocupa y el tiempo que requiere para integrarse.
Por eso, antes de contratar, haz las cuentas completas.
Y si los números todavía no salen, quizá no significa que nunca debas contratar.
Tal vez significa que todavía necesitas aumentar ventas, mejorar procesos o encontrar una forma diferente de organizar el trabajo.
La mejor contratación no es la más barata. Es la que realmente ayuda al negocio a crecer.
