La principal ventaja de tener un programa de nómina es que reduce los gastos operativos.
Llevo varios años en la industria de la gestión empresarial y puedo decirte que uno de los principales problemas de la empresa es la gestión de nómina.
Llevar un mal control de esta área hace que existan fugas de dinero debido a que en ocasiones se hacen mal los cálculos y las áreas de Contabilidad y Recursos Humanos suelen convertirse en un caos cada quincena.
Por ello cuando me preguntan si es necesario un Programa de Nómina la respuesta inmediata es Sí, y te voy a decir por qué pienso esto:
¿Cuáles son las ventajas de los Programas de Nómina en mi Empresa?
Los software de nómina están diseñados para que las empresas automaticen procesos y los procesos sean mucho más precisos, rápidos y requieran menos recursos humanos.
Todo ello hace que el costo de inversión se optimice y se mejore en todos los sentidos.
Estas son las ventajas de contar con sistemas de este tipo:
1. Mejora en el análisis de la información
Este es el mayor beneficio que reciben las organizaciones en las que ciertos departamentos cuenta con muchos empleados.
Cuando existen estos casos, es mucho más importante poder acceder a toda la información de forma rápida y oportuna para que se pueda analizar de acuerdo a los diferentes colaboradores que componen el departamento.
2. Reducción de gastos
Al contar con este programa se evita que el personal trabaje tiempos extra de forma necesaria, esto evita realizar movimientos sobre esta información.
Lo anterior logrará una reducción de gastos al no hacer pagos por horas extra, haciendo con esto un ahorro para la empresa.
Si se tienen muchos empleados en ocasiones existen inconsistencias en las horas trabajadas y el pago correspondiente, y esto hace que se hagan pagos adicionales e inclusos se dupliquen.
Un programa de nómina automatiza los procesos de pago y de como hacer los descuentos y retenciones correspondientes, logrando evitar los pagos o depósitos directamente a las cuentas del personal, evitando retrasos y pagos extra a otros trabajadores.
También ayudará a realizar los cálculos sin errores, lo cual evitará gastos extra, fuga de capital o pagos mayores por no cumplir correctamente con las obligaciones fiscales.
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3. Brindan seguridad en su uso
Otra de las ventajas de los programas de nómina es que permiten hacer copias de seguridad de todos los datos y llevar un registro de todos los movimientos que se realizan. También válida identidades evitando posibles fraudes.
Permite agregar constantemente información de los empleados como sus horarios, su sueldo y prestaciones, con la finalidad de tener disponibles los datos de las bases cuando se requieran.
De la misma forma esto permite resguardar la información más importante de la empresa, esto se hace bajo un protocolo de protección, ya que esta contiene datos personales y privados de los colaboradores.
4. Mejor y mayor control
Este software permite tener control sobre todas las operaciones que se realizan en cuanto a la nómina. Te permite dar un seguimiento frecuente, así como contar con los registros de cada movimiento que se haga.
También facilita los archivos de todo tipo de información, ayuda a resolver entregas y realizar todos los ajustes necesarios en las nóminas incluso evaluaciones de desempeño.
Lo anterior puede facilitar los accesos al sistema, realizar movimientos o revisiones de forma remota, tener control y seguridad de los datos.
5. Reduce errores humanos
Los errores humanos pueden ser costosos y que al contar con estos programas se pueden reducir al mínimo, debido a que todo está automatizado.
Automatizar esta labor administrativa ayuda a que todos los datos e informes estén en sincronía y no existan inconsistencias en la información, esto ayuda a que los directivos tengan información precisa y mucho más rápido.
Los sistemas harán todos y cada uno de los cálculos de acuerdo a las especificaciones de la empresa, las regularizaciones y actualizaciones según la ley, disminuyendo cualquier situación que pueda afectar legal o financieramente a la empresa.
6. Automatiza los procesos
Como vimos anteriormente el automatizar este proceso logra mejoras en el tiempo, la organización y las modificaciones que se necesiten, es decir, que están preparadas para realizar cualquier tipo de acción que se requiera en todo momento.
Al mismo tiempo mejora la efectividad de tu personal de nómina o RRHH, pues podrán hacer sus actividades con facilidad incluso pueden programar con anticipación los depósitos a las cuentas de los empleados.
También logra señalar las fechas en las que inicio un contrato individual laboral, hacer planeaciones a corto y largo plazo e incluso a predecir costos futuros y dar seguimiento a ello.
¿Existen algunas desventajas de estos software? Realmente solo el tiempo de adaptación al nuevo sistema de nómina, la famosa curva de aprendizaje. El precio no lo considero como una desventaja, pues con el tiempo que ahorras, el sistema se paga solo.
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